Las 6 habilidades que todo líder de proyecto debe desarrollar

Más que conocer las buenas prácticas en gestión de proyectos así como sus técnicas y herramientas, indistintamente de que metodología se use o se pretenda poner en práctica, todo administrador de proyecto debe desarrollar ciertos “Skills” que por lo general no vienen en las guías, manuales o tutoriales:

1.-Dominar el negocio

"Siempre es importante conocer el entorno y sus reglas en el más corto tiempo posible".

Es básico que dentro del proyecto se conozca en el más corto  tiempo todas las aristas que intervienen en el mismo (desde el marco teórico) pasando por las reglas de negocio, políticas y restricciones así como los actores y sus perfiles tanto personales como profesionales.

No se requiere forzosamente que convertirse en un experto del área, pero si es conveniente que asimilar en el más corto tiempo posible la mayor cantidad de detalles que permitan tomar decisiones más certeras identificando factores de éxito, restricciones, posibles riesgos y amenazas.

Un líder de proyecto que hable el mismo lenguaje de los usuarios y clientes inspira empatía y confianza anotándose puntos valiosos para que cuando sea necesario resolver conflictos o proponer mejoras.

2.-Se practico

"Se debe ser práctico en la toma de decisiones y resolución de conflictos".

Ser practico en la gestión de proyectos significa aprovechar de la mejor manera lo se tiene a la mano, incluso una circunstancia negativa puede ser un recurso valioso. Dentro del ciclo de vida del proyecto, en más de una ocasión; y para no evitar sobresaltos en etapas finales; es conveniente que las decisiones estén encaminadas en obtener los resultados más óptimos y rápidos para satisfacer las necesidades de los clientes.

Los recursos son limitados: tiempo, dinero, mano de obra, incluso el conocimiento; durante la ejecución es efectivo procurar que cada decisión tomada cumpla o satisfaga con el alcance del proyecto.

Es mortal usar recursos en prácticas que no generen mucho valor al alcance del proyecto como realizar reuniones con tiempos excesivos y para temas vánales, recursos destinados a cubrir requerimientos de poco valor o destinar presupuesto en actividades fuera del enfoque principal, etc. son solo algunos ejemplos.

3.-Visión, adelantarse a los hechos

"Anticípate a los golpes que te van a dar como a los que no has recibido".

Cualquier actividad desempeñada en el equipo como solicitudes de cambio o variantes en la temperatura del proyecto debe ser efectivamente detectada y analizada en frio, incluso antes de que se den los resultados ya ayuda a identificar por donde vendrán los golpes. Como administrador del proyecto encontraremos que esa intuición, conocimiento previo o sexto sentido, sobre lo que pudiese ocurrir, nos evitara de muchos dolores de cabeza y/o conflictos con los clientes o usuarios.

Debemos comprender que las circunstancias pueden tomar diversos flujos alternos y que en cada flujo puede generarse un impacto positivo o negativo para lo cual es razonable tener un plan B para cualquier acción preventiva así como correctiva y tomar la mejor decisión posible que se tenga a la mano.

4.-La Comunicación como un recurso estratégico

Para cumplir con los objetivos del proyecto es básico que se tenga un adecuado canal de comunicación con el cliente y los miembros del equipo. Uno de los recursos más valiosos y un aliado muy efectivo será la habilidad de comunicarse tanto como sea posible con el cliente, usuarios o el equipo de trabajo, sobre acuerdos, cambios solicitados, entregas o comunicados de interés para todos los involucrados.

5.-Promover y desarrollar la habilidad social

"Crear aliados estratégicos en todas las áreas del proyecto".

Al cliente no solo le interesan los resultados si no también que el ciclo de vida del proyecto sea lo más ameno posible y sin sobresaltos. Somos animales con habilidades sociales para lo cual podemos utilizarlas tanto para obtener la mayor cantidad de información posible como para la resolución de conflictos y/o diferencias.

Fomentar un ambiente ameno en la forma de trabajo en el cual se demuestre cierta flexibilidad y efectividad que permita al líder de proyecto y el equipo derribar barreras de comunicación o diferencias interpersonales; así como sortear obstáculos cuando se trate de trabajar en entornos socialmente complejos o con clientes muy difíciles.

Es fundamental tomar en consideración el hecho de no confundir amistad con el trabajo, lo principal siempre será entregar resultados en el más corto tiempo posible y en forma.

6.-Desarrollar la habilidad de decir “No”, pero con sutileza.

“El fracaso de la política consiste en tratar de quedar bien siempre con todos.”

François Mitterrand.

Aunque estemos en la posición de que somos un  producto que brinda un servicio para satisfacer una necesidad, no significa que todo lo que se solicite o se crea posible, es posible en el proyecto. Siempre, siempre se debe tratar de que nuestro cliente o usuarios tengan presente el alcance y objetivo del proyecto. Es común que conforme el equipo avanza y entrega resultados los involucrados solicitan mejoras emergentes las cuales pueden ser alcanzables, pueden ser requerimientos no identificados inicialmente o solicitudes que le dan valor al proyecto pero que no son un factor de éxito.

Es conveniente no movernos demasiado a los caprichos del cliente, aquí es conveniente mucha habilidad de negociación para que de manera muy sutil, en algunos casos, se les dé un sí, pero en otros casos se les dé un “No” y se justifique el porqué de forma razonable.

Toda solicitud nueva tiene que evaluarse desde la perspectiva de que estamos bajo cinco ejes de restricción: tiempo, alcance, presupuesto, recursos humanos y calidad. Involucrar al promotor del proyecto o al rol que aprueba los nuevos requerimientos o solicitudes de cambio es muy positivo y hacer de su conocimiento que todo evento en el proyecto tiene un impacto tanto para bien como para mal.

Al final de proyecto si algo sale bien o sale mal una gran parte, si no la mayoría, será responsabilidad del administrador del proyecto. La manera de negociar de forma transparente y con honestidad la ejecución de cambios drásticos de alcance, así como también hacer responsables a los clientes de sus peticiones necesidades, será de gran utilidad para no desviar el alcance del producto final.

Las habilidades anteriormente mencionadas seguramente no son las únicas, seguramente en el andar gestionando proyectos se podrán descubrir muchas más que se considere serán de utilidad para ser usadas como parte de la caja de herramientas en el día  a día.