Más
que conocer las buenas prácticas en gestión de proyectos así como sus técnicas
y herramientas, indistintamente de que metodología se use o se pretenda poner
en práctica, todo administrador de proyecto debe desarrollar ciertos “Skills”
que por lo general no vienen en las guías, manuales o tutoriales:
1.-Dominar
el negocio
"Siempre
es importante conocer el entorno y sus reglas en el más corto tiempo posible".
Es
básico que dentro del proyecto se conozca en el más corto tiempo todas las aristas que intervienen en el
mismo (desde el marco teórico) pasando por las reglas de negocio, políticas y
restricciones así como los actores y sus perfiles tanto personales como
profesionales.
No
se requiere forzosamente que convertirse en un experto del área, pero si es
conveniente que asimilar en el más corto tiempo posible la mayor cantidad de
detalles que permitan tomar decisiones más certeras identificando factores de
éxito, restricciones, posibles riesgos y amenazas.
Un
líder de proyecto que hable el mismo lenguaje de los usuarios y clientes
inspira empatía y confianza anotándose puntos valiosos para que cuando sea
necesario resolver conflictos o proponer mejoras.
2.-Se
practico
"Se
debe ser práctico en la toma de decisiones y resolución de conflictos".
Ser
practico en la gestión de proyectos significa aprovechar de la mejor manera lo
se tiene a la mano, incluso una circunstancia negativa puede ser un recurso
valioso. Dentro del ciclo de vida del proyecto, en más de una ocasión; y para
no evitar sobresaltos en etapas finales; es conveniente que las decisiones
estén encaminadas en obtener los resultados más óptimos y rápidos para
satisfacer las necesidades de los clientes.
Los
recursos son limitados: tiempo, dinero, mano de obra, incluso el conocimiento;
durante la ejecución es efectivo procurar que cada decisión tomada cumpla o
satisfaga con el alcance del proyecto.
Es
mortal usar recursos en prácticas que no generen mucho valor al alcance del
proyecto como realizar reuniones con tiempos excesivos y para temas vánales,
recursos destinados a cubrir requerimientos de poco valor o destinar
presupuesto en actividades fuera del enfoque principal, etc. son solo algunos
ejemplos.
3.-Visión,
adelantarse a los hechos
"Anticípate
a los golpes que te van a dar como a los que no has recibido".
Cualquier
actividad desempeñada en el equipo como solicitudes de cambio o variantes en la
temperatura del proyecto debe ser efectivamente detectada y analizada en frio,
incluso antes de que se den los resultados ya ayuda a identificar por donde
vendrán los golpes. Como administrador del proyecto encontraremos que esa
intuición, conocimiento previo o sexto sentido, sobre lo que pudiese ocurrir,
nos evitara de muchos dolores de cabeza y/o conflictos con los clientes o
usuarios.
Debemos
comprender que las circunstancias pueden tomar diversos flujos alternos y que
en cada flujo puede generarse un impacto positivo o negativo para lo cual es
razonable tener un plan B para cualquier acción preventiva así como correctiva
y tomar la mejor decisión posible que se tenga a la mano.
4.-La
Comunicación como un recurso estratégico
Para
cumplir con los objetivos del proyecto es básico que se tenga un adecuado canal
de comunicación con el cliente y los miembros del equipo. Uno
de los recursos más valiosos y un aliado muy efectivo será la habilidad de
comunicarse tanto como sea posible con el cliente, usuarios o el equipo de
trabajo, sobre acuerdos, cambios solicitados, entregas o comunicados de interés
para todos los involucrados.
5.-Promover
y desarrollar la habilidad social
"Crear aliados estratégicos en todas las áreas del proyecto".
Al
cliente no solo le interesan los resultados si no también que el ciclo de vida
del proyecto sea lo más ameno posible y sin sobresaltos. Somos animales con
habilidades sociales para lo cual podemos utilizarlas tanto para obtener la
mayor cantidad de información posible como para la resolución de conflictos y/o
diferencias.
Fomentar
un ambiente ameno en la forma de trabajo en el cual se demuestre cierta
flexibilidad y efectividad que permita al líder de proyecto y el equipo derribar
barreras de comunicación o diferencias interpersonales; así como sortear
obstáculos cuando se trate de trabajar en entornos socialmente complejos o con
clientes muy difíciles.
Es
fundamental tomar en consideración el hecho de no confundir amistad con el
trabajo, lo principal siempre será entregar resultados en el más corto tiempo
posible y en forma.
6.-Desarrollar
la habilidad de decir “No”, pero con sutileza.
“El
fracaso de la política consiste en tratar de quedar bien siempre con todos.”
François
Mitterrand.
Aunque
estemos en la posición de que somos un producto que brinda un servicio
para satisfacer una necesidad, no significa que todo lo que se solicite o se
crea posible, es posible en el proyecto. Siempre, siempre se debe tratar de que
nuestro cliente o usuarios tengan presente el alcance y objetivo del proyecto.
Es común que conforme el equipo avanza y entrega resultados los involucrados
solicitan mejoras emergentes las cuales pueden ser alcanzables, pueden ser
requerimientos no identificados inicialmente o solicitudes que le dan valor al
proyecto pero que no son un factor de éxito.
Es
conveniente no movernos demasiado a los caprichos del cliente, aquí es
conveniente mucha habilidad de negociación para que de manera muy sutil, en
algunos casos, se les dé un sí, pero en otros casos se les dé un “No” y se justifique
el porqué de forma razonable.
Toda
solicitud nueva tiene que evaluarse desde la perspectiva de que estamos bajo
cinco ejes de restricción: tiempo, alcance, presupuesto, recursos humanos y
calidad. Involucrar al promotor del proyecto o al rol que aprueba los nuevos
requerimientos o solicitudes de cambio es muy positivo y hacer de su
conocimiento que todo evento en el proyecto tiene un impacto tanto para bien
como para mal.
Al
final de proyecto si algo sale bien o sale mal una gran parte, si no la
mayoría, será responsabilidad del administrador del proyecto. La manera de
negociar de forma transparente y con honestidad la ejecución de cambios
drásticos de alcance, así como también hacer responsables a los clientes de sus
peticiones necesidades, será de gran utilidad para no desviar el alcance del
producto final.
Las
habilidades anteriormente mencionadas seguramente no son las únicas,
seguramente en el andar gestionando proyectos se podrán descubrir muchas
más que se considere serán de utilidad para ser usadas como parte de la caja de
herramientas en el día a día.
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